I början av maj skrev en kommentator (apropå att jag nämnde att mitt framtida liv skulle sakna processkartläggningar och audit):
"Processkartläggning, audit! Efter att varit lycklig pensionär i 4 år har jag glömt bort så hemska ord, påminn mig ej!"
Men då kom jag på att det ju är precis tvärt om. Själv börjar jag nämligen glömma bort de här sakerna och jag inser att det inte är enbart av godo. Jag kan till och med komma på mig själv med att tänka saker som "Det var nog inte så illa ändå" och "Det var väl bara att bita ihop och få de där sakerna gjorda, jag hade trots allt en bra lön."
Tills jag inser att det var både a) outhärdligt och b) själadödande. Varför?
Genom att ägna en stor del av din vakna tid med konstruerade arbetsuppgifter vars enda syfte var att...ja vad? Ge ledningen en känsla av kontroll? Få medarbetarna att känna att de förtjänar sin lön? Hålla folk borta från gator och torg så att man slipper debacle av det slag man ser när medborgare går man ur huse för att protestera mot virusrestriktioner? Well, för min del resulterade mitt fokus på oklara och poänglösa arbetsuppgifter med att min själ blev svag och blek.
Några korta stunder går väl an, då kan man bita ihop och bara göra det på samma sätt som man rensar avloppet eller drar ut en tand. Några månader av samma vara är mer tveksamt. Om man år ut och år in konfronteras med poänglösa administrativa göromål eller deltar i ändlösa möten som nästa vecka återuppstår i exakt samma format, riskerar man att gå under.
Andelen sjukskrivningar bland tjänstemän på grund av psykisk ohälsa har mer än fördubblats på tio (10) år. Enligt Unionen beror de ökade sjukskrivningstalen på "stress, otydligt ansvar och ledarskapsproblem." De avstår från att adressera elefanten i rummet: Poänglösa arbetsuppgifter. För det är lite intressant att konstatera att vi lider av mer stress är någonsin, trots att vi aldrig haft så stor tillgång till effektiviserande teknik. Artikeln "Red Tape Kills Innovation At The Modern Workplace" skriver:
"An organisation that retains standard operating procedures that require frequent signature approvals for too many actions discourages staff and kills creativity and innovation. (...) Sadly, firms spend increasingly large sums of money on employee motivation programmes, bonus rewards, job description clarification, and training. (...) However, study after study shows that levels of autonomy given to employees moderates their responsiveness to motivation programmes and other employer efforts."
Det här sätter fingret på vad jag avskydde mest med mitt yrkesliv: Känslan av att vara kontrollerad. På industriföretaget hade vi processbeskrivningar för allt. Jag kunde inte attestera en faktura utan att det gick ett kontrollmail till min chef, vars kontrollsignatur sedan blev kontrollerad av controllern (givetvis). Det hela skulle kartläggas i en processbeskrivning och i ett flödesschema. Ett schema som sedan granskades under gryningsräder från huvudkontoret i internal audits.
Att köpa in en vara krävde en competitive bidding-process mellan tre möjliga leverantörer och den process som förr hade tagit fem minuter (jag googlar på leverantör av, säg, ringpärmar, lyfter luren och beställer hem dem) tog nu tre-fyra veckor. Naturligtvis skulle processen kartläggas i en processbeskrivning och i ett flödesschema.
Det här är två exempel av ett stort antal förträngda arbetsmoment. Jag fick efter varje år som gick känslan av att vada i djupare vatten, att mina rörelser blev trögare. Mina vardagsbeslut involverade alltid minst två andra och ett antal system och dokument som skulle uppdateras. Och det var inte ens inom offentlig verksamhet, det var ett privat företag. Man hade alltså FRIVILLIGT steppat in i skiten. När vd lite i förbifarten nämnde att vi skulle in i en ISO-certifieringsprocess nästkommande år började jag på riktigt leta jobb. Vilket tog mig till en helt processbefriad start-up som visserligen var knäpp på andra vis (och det berodde INTE på avsaknad red tape).
Givetvis ledde ovan administrativa vansinne till massor av timmars arbete varje vecka. Själva kärnuppgiften, i mitt fall att sälja varor till kunder och leda en grupp säljare (och talar vi ledarskap kan man genast addera en 40%-tjänst i administration vad gäller rapportering, avstämningar och utvecklingssamtal på längden och tvären), hamnade i skymundan till förmån för dessa mumbo jumbo-uppgifter som alltid var SUPERVIKTIGA enligt ledningen (samtidigt som att vi förväntades leverera ökad försäljning naturligtvis, hygienfaktor).
Jag minns än idag skräcken i vd:s ögon när vi med två dagars varsel fått information om att en delegation från europeiska huvudkontoret skulle göra en extrainsatt internal audit. De franska pojkarna i för stora kostymer som kom på besök i mitt rum för att låna pärmar för att dubbelkolla att varenda kundbonusavtal fanns fysiskt attesterat av minst två personer och var i perfekt överensstämmelse med datumen i SAP samt att min sektions del på "G" var strukturerad i enlighet med de av huvudkontoret stipulerade filträdsstrukturerna. Varenda prisvariation skulle dras ut i Excellistor som skulle gås igenom av mig och kundservicechefen för att kontrollera att varenda avvikelse, även den på den sub hundra kronor, hade ett matchande förfrågansmail i våra inkorgar från berörd kundservicemedarbetare där hen bad om lov att få ändra pris. Som att det på något som helst vis uteslutit risken för vänskapskorruption? Vi gjorde ju inte en kartläggning av kundens privatliv (omg GDPR alert) för att finna beröringspunkter med den enskilde kundservicemedarbetaren för att utesluta oegentligheter. Det var, som med allt annat, ett spel för gallerierna. Ett galleri av franska byråkrater i för stora kostymer.
En inte helt oviktig aspekt av ovan arbetsuppgifter var att de var sinnessjukt tråkiga. Att komma till jobbet och se att första outlook-posten för dagen var "Logistics Crosscheck Procedure, 09:00-12:00, You, controller, logistics manager, customer service manager, affiliate managers" och man redan på förhand visste att dagen var förlorad. Inte en chans att vi skulle hålla oss till tre timmar. Med undantag för en mikrorätt skulle dagen bestå av denna knastertorra aktivitet och konferensrummet skulle vara svalt och mörkt (för att optimera synlighet på storskärmen) men ute sken solen och Djurgårdens vatten låg troligtvis blankt som en spegel. Svårt att inte sitta och ”fånga femkronor” då som en läsare tipsade om.
Jag har än i dag svårt för ord och akronymer som process, P&L, procurement, audit, forecast, dokumentation, SWOT, compliance, KPI, adherence, GDPR, competitive bidding och säkert också en massa andra termer jag inte minns på rak arm men som jag fått rysningar av om någon nämnt dem. Min man, som jobbade med revision i många år, hann bara med ett par år på grönbete innan Enron och efterföljande Sarbanes-Oxley och sen var det cirkus på helt ny nivå.
Red tape är en total glädjedödare. Ovan citerade artikel är inne på samma linje:
"When employees feel not trusted by their employers, then they perform worse on tasks and accomplish fewer goals."
För det är ju kontroll det handlar om, och någon perverterad sorts jobbskaparlusta hos företagsvärldens juristkår. Ursprungstanken var god, det handlar om säkerhet, integritet och antikorruption. Men det har tippat över. Som när våra två leveranskillar på filialen i norr skulle kontrollräkna varandras produkter i skåpbilarna varje morgon för att säkerställa att den andre inte snattat med sig en av våra totalt oglamourösa industriprodukter på väg ut på leveransrundan. Som att hen inte hade kunnat begå sitt dåd när som helst annars, givet att han hade tillgång till lagret med nyckel? Alternativt att de jobbar i maskopi? Hur adresserar den andre en överträdelse från kollegan, som efter tio års kollegialt gemyt troligtvis också är en vän? ”Öh Leffe, ser att du har en P018 för mycket här...om du ursäktar så måste jag gå och ringa visselblåsarlinjen nu...”. Känslan av idioti följde mig varje dag. Vad är det för teater vi håller på med? Men ingen opponerade sig. Inte heller jag. Jag knep käft och spelade med. I complied, I adhered. Du som har läst den bästsäljande romanen "Kejsarens nya kläder" vet vad jag menar.
Jag är inte lat. Jag jobbar gärna och länge (ibland för länge och får därefter ryggskott). Men att utsätta mig för den här låtsasverksamheten var mer än jag klarade av. Det här är min egenformulerade tes: Det är inte det faktum att vi fått FLER arbetsuppgifter som leder till de inledningsvis redovisade ökningarna i sjuktal. Det är att vi ständigt får fler uppgifter av irrelevant art. Oavsett om vi vill det eller inte registrerar hjärnan att det vi gör inte fyller en riktig funktion. Då blir vi frustrerade och uttråkade. Uttråkning är hjärnans sätt att signalera för dess brukare att "Här var det stiltje, rör dig vidare till något mer produktivt annars svälter du ihjäl!". Och uttråkning är en autobahn till utbrändhet:
"According to Werder and Rothlin, early symptoms of bore-out include demotivation, anxiety, and sadness. In the long term, they state, burnout will develop, generating a strong feeling of self-deprecation, which can turn into depression, and even physical illnness."
När jag jobbade som resande reporter var det fullt upp med riktiga arbetsuppgifter. Dagarna rusade fram. Samma när jag extraknäckte inom vården som student. Mat skulle serveras, naglar skulle klippas, haschtanten skulle duschas. Stundtals körigt, ja. Var jag någonsin uttråkad? Nay! (särskilt inte med hashtanten)
På tjänstemannaföretaget kunde det gå en hel dag då jag satt och stirrade in i en och samma Powerpoint medan folk omkring mig i entoniga röster malde på om saker jag inte kunde bry mig mindre om. Dessa dagar kändes som sju år styck. När jag kom hem var jag ofta så slut att jag kunde lägga mig på soffan och somna omedelbart. Vid ett tillfälle somnade jag till och med i min kontorsstol (tur att alla andra på kontoret var sjukskrivna). Uttråkning utmattar. Utmattning kan leda till utmattningsdepression. Frågor på det?
Lösning? Vet inte. Det är ju inte direkt så att tidsandan lutar åt ett ”Hallå! Låt oss minska vår administration!" Tvärt om läggs det till nya och mer omfattande regelverk, policys och rutiner för varje år som går. EU har ju excellerat här, deras administrativa fantasi tar aldrig slut. Och företagen är inte sena att hoppa på. Ni som var med vid utrullningen av GDPR vet vad jag menar. Sveriges alla organisationer med någon form av självaktning hade ju mejslat fram sina GDPR-rutiner innan EU knappt hunnit lägga fram de slutgiltiga riktlinjerna. Det var som att vi HUNGRADE efter en rejäl adminkaka att sätta tänderna i. Och ett antal konsultfirmor kände sig (altruistiskt) manade att hjälpa oss på traven. Gissningsvis finns det ett eget litet hörn i helvetet för upphovsmän till dylika påfund. Där får de sitta och kategorisera samtycken i Excel i 100 000 år innan de får passera Styx.
Red tape är som ett eget kretslopp där mycket föder mer. Och den som sätter sig emot och ifrågasätter misstänkliggörs. "Vadå, vill du inte att saker ska gå rätt till eller?" Så min gissning är att menlösa rutiner inom tjänstemannasektorn kommer att fortsätta att öka. De kommer att öka och öka tills alla är sjukskrivna. Men då - likt fågel Fenix - reser sig en ny knegarklass. Giggarna.
Giggarna behöver inte bry sig lika mycket om företagens processer. De kallas in från sidan för att klara biffen medan ordinarie styrka ligger hemma och lyssnar på mindfulnessövningar. Som min man. Han jobbar just nu med några projekt hos sin forna arbetsgivare. Han levererar enstaka rapporter vars innehåll faktiskt brukas (tror han i alla fall, inte alltid lätt att veta). I övrigt är han helt befriad från administration. Inget personalansvar, inga eonlånga möten om policies & procedures (för det hör ju till den "ordinarie" verksamheten). Han har tjyvkopplat systemet.
Och det är mitt tips till dig, tjänsteman. Spara ihop en rejäl slant ("Flamingo-FI"), säg upp dig och låt din forna arbetsgivare veta att du är öppen för enstaka inhopp. Mot att du slipper dras in i allt blaha som normalt ingår i en motsvarande fast tjänst. Genom att vara "temporär" behöver inte arbetsgivaren ha dåligt samvete över sitt tilltag att låta dig gå under radarn, du är ju en ”tillfällig lösning” (tror hin ja).
Jag har en dröm. Att en dag i corporata Sverige, kommer tjänstemännen bestå av gigsters. Matriserna, processbeskrivningarna och upphandlingsdokumenten sjabblas bort i samband med byte till nytt affärssystem. På varje medelstort och stort företag kommer folk att jobba med riktiga arbetsuppgifter, för när personalstyrken är sjukskriven tillåter man sig att skala bort fluffet och ge plats åt kärnverksamheten. Eftersom efterfrågan på kvalificerad och arbetsför personal kommer att vara större än utbudet, kommer gigstern att kunna sätta ramarna för sitt arbete: var, när, hur. Och uppdragasgivaren tackar, bockar och betalar ut lön allt medan de svala konferensrummen står tomma. För ingen behöver längre sitta och älta bullshit tasks i grupp, ty alla är på tillfällig genomresa.
Vilka är dina favorithatord från tjänstemannnalivet?
Mvh/FruEfficientBadass
